○守山市戸籍情報システム管理運営要綱
平成14年6月1日
(目的)
第1条 この要綱は、戸籍情報システムに係るデータの保護および管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、附票、人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) データ 戸籍情報システムで取扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用およびデータ保護について統括的管理を図るため戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況およびこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯および被害状況を調査し、戸籍管掌者に報告しなければならない。
(端末機取扱責任者)
第6条 保護管理者は、端末機の適正な管理をするため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、保護管理者がこれを指名する。
(データ保護)
第7条 保護管理者は、データの漏洩、滅失、棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置および角度に配置しなければならない。
3 データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 出力されたデータは、不要となった時点で、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
5 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払いおよび管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写または廃棄のときには、保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの担当職員(以下「担当職員」という。)の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを付与するものとする。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを担当職員以外の者に漏らしてはならない。
4 担当職員は、パスワードを第1項により定められた業務処理範囲を超えて使用してはならない。
5 担当職員は、自己のパスワードを他人に漏らしまたは使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用状況
(端末機の操作)
第13条 端末機の操作は、担当職員でなければ使用することができない。
2 端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務および戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。
(機器およびソフト等の保管)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係わる機器、ソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第15条 戸籍データの重要性および機密保持ならびにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、担当職員に対して年1回以上の教育、訓練計画を策定し保護管理者の了承を得た後これを実施しなければならない。新任の担当職員については、できるだけ早い時期に実施しなければならない。
(会議)
第16条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者および担当職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、市民課において処理する。
付則
1 この要綱は、平成14年6月1日から施行する。
2 守山市戸籍事務電子計算組織管理運営要綱(平成3年1月1日制定)は、廃止する。
別表(第14条関係)
戸籍事務電子情報処理に係る機器、帳票等の保管一覧
| 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
戸籍用サーバー | 保護管理者 | ・施錠のかかる保管庫に設置 ・保管庫の鍵の管理 | サーバーは施錠のかかる保管庫に設置し、保護管理者がその鍵を管理する。サーバーを起動する者は、保護管理者の指名した担当職員が起動させる。 |
戸籍用クライアント | 保護管理者 | ・パスワードによる起動 ・システム使用状況リスト | クライアントを起動する者は、保護管理者の指名した担当職員がパスワードを入力し、起動させる。システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 |
バックアップ用媒体 | 保護管理者 | ・バックアップ記録リスト ・施錠のかかる書庫 | バックアップ記録リストに定期的に記録し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 |
受附データ等 印字する書類 | 保護管理者 | ・バックアップ記録リスト ・施錠のかかる書庫 | バックアップ記録リストに定期的に記録し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 |
「戸籍総合システムブックレス」のプログラム | 保護管理者 | ・複写および変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフト的に講じる。 |