(目的)

第1条　この規程は、本市の保有する特定個人情報について、その適切な管理に必要な事項を定めることにより、市の行政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。

(定義)

第2条　この規程における用語の定義は、守山市個人情報保護条例(平成14年条例第36号。以下「条例」という。)第2条および行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条の定めるところによる。

(特定個人情報等保護総括管理責任者)

第3条　特定個人情報等保護総括管理責任者を1人置くこととし、副市長をもって充てる。

(特定個人情報等保護副総括管理責任者)

第4条　特定個人情報等を取り扱う各課等を所管する部局等に特定個人情報等保護副総括管理責任者を1人置くこととし、当該部局等の長をもって充てる。

(特定個人情報等保護管理責任者)

第5条　特定個人情報等を取り扱う課等に、特定個人情報等保護管理責任者を1人置くこととし、当該課等の長またはこれに代わる者をもって充てる。

(監査責任者)

第6条　監査責任者を1人置くこととし、総務部総務課長をもって充てる。

(特定個人情報等の適切な管理のための委員会)

第7条　特定個人情報等保護総括管理責任者は、特定個人情報等の管理に係る重要事項の決定ならびに連絡および調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期にまたは随時に開催する。

(事務取扱担当者およびその役割の明確化)

第8条　特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)およびその役割を明確化し、事務取扱担当者一覧(別記様式第1号)により指定する。

(事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲の明確化)

第9条　特定個人情報等保護管理責任者は、各事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を明確化する。

(組織体制の整備)

第10条　特定個人情報等保護管理責任者は、次の各号に掲げる組織体制を整備する。

(教育研修)

第11条　特定個人情報等保護総括管理責任者は、事務取扱担当者に対し、特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報および特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。また、事務取扱担当者のうち特定個人情報保護ファイルを取り扱う事務に従事する者に対し、番号法第29条の2に定めるサイバーセキュリティの確保に関する事項その他の事項に関する研修を行う。

(職員の責務)

第12条　職員(条例第3条第2項に規定する実施機関の職員をいう。以下同じ。)は、条例および番号法の趣旨に則り、関連する法令および規程等の定めならびに特定個人情報等保護総括管理責任者、特定個人情報等保護副総括管理責任者および特定個人情報等保護管理責任者の指示に従い、特定個人情報等を取り扱わなければならない。

(アクセス制限)

第13条　特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限るものとする。

(複製等の制限)

第14条　事務取扱担当者は、業務上の目的で特定個人情報等を取り扱う場合であっても、次の各号に掲げる行為については、特定個人情報等保護管理責任者の指示に従い行うものとする。

(誤りの訂正等)

第15条　事務取扱担当者は、特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、特定個人情報等保護管理責任者の指示に従い、訂正等を行わなければならない。

(媒体の管理等)

第16条　事務取扱担当者は、特定個人情報等保護管理責任者の指示に従い、特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管およびキャビネット等の施錠等を行わなければならない。

(廃棄等)

第17条　事務取扱担当者は、特定個人情報等または特定個人情報等が記録されている媒体(端末およびサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、特定個人情報等保護管理責任者の指示に従い、当該特定個人情報等の復元または判読が不可能な方法により当該情報の削除または当該媒体の廃棄を行わなければならない。

(特定個人情報等の取扱状況の記録)

第18条　特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて台帳等を整備し、当該特定個人情報等の利用および保管等の取扱いの状況について記録しなければならない。

(個人番号の利用の制限)

第19条　特定個人情報等保護管理責任者は、個人番号の利用にあたり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務以外に利用してはならない。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第20条　事務取扱担当者は、個人番号利用事務または個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第21条　事務取扱担当者は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報等の収集・保管の制限)

第22条　特定個人情報等保護管理責任者は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集または保管してはならない。

(取扱区域)

第23条　特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)においては、事務取扱担当者等以外の者が特定個人情報等を容易に閲覧等できないよう留意するほか、書類等の盗難または紛失等を防止するために施錠可能な場所への保管等の物理的な安全管理措置を講じなければならない。

(アクセス制御)

第24条　特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章(第37条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカードおよび生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。

第25条　特定個人情報等保護管理責任者は、前条の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(定期または随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じなければならない。

(アクセス記録)

第26条　特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存するとともに、アクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講じなければならない。

(アクセス状況の監視)

第27条　特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容およびその量に応じて、当該特定個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、特定個人情報等を含むまたは含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合において、警告表示がなされる機能の設定および当該設定の定期的確認等の必要な措置を講じなければならない。

(管理者権限の設定)

第28条　特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化および内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講じなければならない。

(外部からの不正アクセスの防止)

第29条　特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講じなければならない。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第30条　特定個人情報等保護管理責任者は、不正プログラムによる特定個人情報等の漏えい、滅失または毀損の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消および把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講じなければならない。

(情報システムにおける特定個人情報等の処理)

第31条　事務取扱担当者は、特定個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去しなければならない。

(暗号化)

第32条　特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講じなければならない。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第33条　特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器および媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講じなければならない。

(端末の限定)

第34条　特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講じなければならない。

(端末の盗難防止等)

第35条　特定個人情報等保護管理責任者は、端末の盗難または紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講じなければならない。

(第三者の閲覧防止)

第36条　事務取扱担当者は、端末の使用にあたっては、特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、次の各号に掲げる必要な措置を講じなければならない。

(入力情報の照合等)

第37条　事務取扱担当者は、情報システムで取り扱う特定個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該特定個人情報等の内容の確認および既存の特定個人情報等との照合等を行わなければならない。

(バックアップ)

第38条　特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講じなければならない。

(情報システム設計書等の管理)

第39条　特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等に係る情報システムの設計書および構成図等の文書について外部に知られることがないよう、当該文書の保管、複製および廃棄等について必要な措置を講じなければならない。

(特定個人情報等の取扱いに関するシステムログまたは利用実績の記録)

第40条　特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、当該記録を一定の期間保存し、定期にまたは随時に分析するためおよびアクセス記録の改ざん、窃取または不正な削除の防止のために必要な措置を講じなければならない。

(入退管理)

第41条　特定個人情報等保護管理責任者は、特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会いまたは監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用および持ち出しの制限または検査等の措置を講じなければならない。

(情報システム室等の管理)

第42条　特定個人情報等保護管理責任者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講じなければならない。

(特定個人情報等の提供)

第43条　特定個人情報等保護管理責任者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。

(業務の委託等)

第44条　特定個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する者(以下「委託者」という。)は、特定個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう必要な措置を講じなければならない。

(事案の報告および再発防止措置)

第45条　職員は、特定個人情報等の漏えい等安全確保の上で問題となる事案または問題となる事案の発生のおそれを認識した場合は、直ちに当該特定個人情報等を管理する特定個人情報等保護管理責任者に報告しなければならない。

(監査)

第46条　監査責任者は、特定個人情報等の適切な管理を検証するため、第2章から第7章までに規定する措置の状況を含む本市の特定個人情報等の管理の状況について、定期におよび必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。以下同じ。)を行い、その結果を特定個人情報等保護総括管理責任者に報告するものとする。

(点検)

第47条　特定個人情報等保護管理責任者は、各課等における特定個人情報等の記録媒体、処理経路および保管方法等について、定期におよび必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を特定個人情報等保護副総括管理責任者に報告するものとする。

(評価および見直し)

第48条　特定個人情報等の適切な管理のための措置については、特定個人情報等保護総括管理責任者、特定個人情報等保護副総括管理責任者および特定個人情報等保護管理責任者は、監査または点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講じるものとする。

第49条　特定個人情報等保護管理責任者は、個人番号利用事務等の範囲を明確にした上で、特定個人情報等の取扱いに関する事務マニュアル(別記様式第4号)により個人番号利用事務等の流れを整理し、管理段階ごとに安全管理措置を織り込むものとする。