守山市個人情報保護条例(平成14年条例第36号。以下「条例」という。)に基づく個人情報の保護に関する事務の取扱いについては、公正かつ適正な運営を図るため、守山市個人情報保護条例施行規則(平成15年規則第3号。以下「規則」という。)その他別に定めるもののほか、この要領に定めるところによる。

第2　定義

この要領において使用する用語の意義は、条例および規則において使用する用語の例による。

第3　個人情報取扱事務

1　登録事務の単位

個人情報取扱事務の登録は、目的を同じくする一連の事務で、同種の個人情報を継続して取り扱うものを単位として行う。

2　個人情報取扱事務登録簿の作成

条例第7条第1項に規定する個人情報取扱事務登録簿(規則別記様式第1号。以下「登録簿」という。)は、個人情報取扱事務を新たに開始し、または登録した事項を変更しようとするときに、当該事務を所管する課等(以下「主務課」という。)の課長等(以下「主務課長」という。)が作成する。

3　登録簿の届出

登録簿を作成した主務課長は、規則第3条の規定に基づき、当該登録簿を主務課で管理するとともに、個人情報取扱事務登録・修正・抹消届出書(規則別記様式第2号)に登録簿の副本を添えて個人情報保護の事務を所管する総務部総務課(以下「個人情報保護所管課」という。)の課長(以下「個人情報保護所管課長」という。)に届け出る。なお、登録簿の修正または抹消したときも同様とする。

4　事前協議

主務課長は、新たな事務の開始に伴う登録簿の作成、修正または抹消する場合については、事前に個人情報保護所管課と協議を行う。

5　登録簿の説明および備置き

(1)　主務課長は、登録簿を管理し、市民から登録内容の説明を求める旨の申し出があったときは、その申し出に応じる。

(2)　個人情報保護所管課長は、主務課長から届出された登録簿の副本を確認し、個人情報事務登録・修正・抹消確認報告書(規則別記様式第3号)により主務課へ報告するとともに、個人情報保護所管課および公文書館に当該副本を備え置き、一般の閲覧に供する。また、個人情報保護所管課長は、修正前の登録簿または抹消された登録簿を別に整理する。

6　登録簿の登録(記入方法)

登録簿の各項目の記入については、次のとおりとする。

(1)　事務を所管する組織の名称　主務課名と担当係名を記載する。

(2)　登録番号　主務課コードと連番を記載する。

(3)　事務の名称　目的を同じくする一連の事務で、概ね1つのまとまりをもつ事務を単位とする名称(個人情報が簿冊やファイル単位で管理されているものは、その単位での名称)を記載する。

(4)　事務の目的　個人情報取扱事務の対象となる個人情報の使用(利用)目的を記載する。

(5)　対象者の範囲　当該事務で取り扱う個人情報の対象者(例　申請者、被表彰者、受験者、納税者等具体的に記入)を記載する。

(6)　法令等の根拠　事務の根拠となる法律、政令、省令、条例等の条項を記載する。

(7)　登録年月日　当該個人情報取扱事務を登録する年月日(条例の施行の日(平成15年4月1日)前からの事務については、平成15年3月31日)を記載する。

(8)　事務開始時期　当該個人情報取扱事務を開始する年月日(条例の施行の日(平成15年4月1日)前からの事務については、平成15年3月31日以前)を記載する。

(9)　個人情報の記録項目　当該個人情報取扱事務で取り扱う個人情報の項目すべてについて、別表個人情報の記録項目の具体例を参考に、該当する項目にチェックを付け、収集方法を記載する。

該当する項目がない場合には、項目名がその他となっている項目欄にチェックを付して(　)内に簡潔な名称で項目名を記載する。

(10)　個人情報の収集方法　当該個人情報取扱事務で取り扱う個人情報を本人から収集する場合は「本人」に、本人以外のものから収集する場合は「本人以外」にチェックを付けるとともに、該当する収集先をチェックし、名称を記載する。本人および本人以外のものから収集する場合は、両方にチェックする。

「収集」とは、個人情報を他のものから取得することをいい、調査等により能動的に取得する場合だけでなく、届出、申請、申告、申込、相談等の受動的に取得する場合も該当する。また、本人から収集する場合には、本人から直接情報を取得する場合のほか、申請書等を本人の使者を介して、または本人の所属団体等を経由して受け取る場合も含む。

(11)　経常的な目的外利用・外部提供の利用範囲および提供先　当該事務の目的以外の目的のために当該事務で取り扱う個人情報を経常的に市の機関内で利用し、または市の機関以外のものへ提供することの有無について、チェックを付けるとともに、経常的に利用することが有る場合には、該当する利用先または提供先にチェックを付ける。また、その利用範囲および提供範囲(個人情報)を(　)内に記入する。

(12)　処理形態　当該事務で取り扱う個人情報の処理の全部または一部を情報システム処理している場合は「情報システム処理」に、すべてを手作業処理で行う場合は「手作業」にチェックする。「情報システム処理」とは、汎用コンピュータ、パーソナル・コンピュータおよびワード・プロセッサ等による情報の入力、蓄積、編集、加工、修正、更新、検索、消去、出力またはこれらに類する処理をいう。

(13)　外部委託　個人情報取扱事務の全部または一部を市の機関以外のものに委託するかどうかについて該当するものにチェックを付け、委託する場合は、外部委託先を記入する。

第4　個人情報保護の窓口

1　総合窓口で行う事務

個人情報保護の取扱いに関しては個人情報保護所管課を総合窓口とし、個人情報保護所管課では、次に掲げる事務を行う。

(1)　個人情報の取扱いに関する案内および相談に関すること。

(2)　個人情報事務取扱登録簿の保管および閲覧に関すること。

(3)　守山市個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に関すること。

(4)　条例の運用および運用状況の審査会への報告および市民への公表・周知に関すること。

(5)　個人情報開示等請求書の受付(受理は、主務課とする。)および個人情報開示等請求受付処理簿(別記様式第1号)の作成ならびに主務課への個人情報開示等請求書の送付に関すること。

(6)　主務課との連絡調整に関すること。

(7)　個人情報開示等請求調整会議に関すること。

(8)　個人情報の閲覧および写しの交付ならびに費用の徴収に関すること。

(9)　個人情報の苦情の受付に関すること。(受理は、主務課とする。)

(10)　市内事業所への指導、勧告等に関すること。

(11)　不服申立て(異議申立てまたは審査請求)の受付に関すること。(受理は、主務課とする。)

(12)　個人情報保護制度の調査および研究に関すること。

(13)　その他個人情報保護制度の推進の総括に関すること。

2　主務課が行う事務

各実施機関の主務課は、次に掲げる事務を行う。

(1)　登録簿の作成(修正・抹消を含む。)および公表に関すること。

(2)　登録簿の個人情報保護所管課への通知に関すること。

(3)　開示、訂正、削除および目的外利用・外部提供の中止(以下「利用提供の中止」という。)の請求(以下「開示等の請求」という。)についての相談および案内ならびに個人情報の検索・特定に関すること。

(4)　開示等の請求に係る個人情報開示等請求書の受理に関すること。

(5)　開示等の請求について、個人情報開示等請求処理票(別記様式第2号)の作成および開示等の請求に対する可否の決定(決定期間の延長を含む。以下「開示等の可否の決定」という。)ならびに決定通知書の作成に関すること。

(6)　個人情報保護についての案内、相談および苦情の受付・受理に関すること。

(7)　開示等の請求のあった個人情報の閲覧および訂正、削除、利用提供の中止(外部提供者への通知含む。)の実施に関すること。

(8)　開示等の請求のあった個人情報の写しの作成に関すること。

(9)　目的外利用、外部提供および外部委託に関する個人情報保護所管課との調整に関すること。

(10)　不服申立書(異議申立書または審査請求書)の受理に関すること。

(11)　不服申立事案の審査会への諮問に関すること。

(12)　不服申立てに対する決定に関すること。

(13)　開示等の可否の決定に対する取消訴訟に関すること。

(14)　個人情報の苦情処理に関すること。

(15)　個人情報の保護および取扱いに関すること。

(16)　その他個人情報保護制度の推進に関すること。

3　相談および対応

(1)　法令または他の条例(以下「法令等」という。)の規定により閲覧、縦覧または写しの交付を求めることができる場合は、「当該法令等の定めるところによる」と条例に規定されているので、その旨を来庁者に説明し、主務課に案内する。

(2)　市の行政資料や刊行物等による情報提供で対応できる場合は、これにより情報提供を行う。なお、条例による個人情報の開示等の請求にあたる場合であっても、条例上の請求を受けるまでもなく、請求の趣旨が達成されるよう閲覧、訂正等の対応ができるよう積極的に検討する。

(3)　主務課へ直接個人情報の開示等の請求があったときは、当該主務課において、他の制度による閲覧等や情報提供で対応できる場合を除き、総合窓口へ案内する。

主務課が出先機関の場合は、請求者の意思を十分確認するとともに必ず総合窓口と電話等で連絡調整し対処する。場合によっては、総合窓口職員の派遣も検討し、決して請求者を移動させることが無いようにする。

第5　目的外利用、外部提供および外部委託

1　目的外利用

(1)　目的外利用により個人情報の提供を受けようとする課等の課長等(以下「利用課長」という。)は、原則として事務を開始しようとする日の3月前に個人情報保護所管課長を経由して、主務課長に対し、目的外利用申請書(規則別記様式第4号)を提出する。

(2)　主務課長は、個人情報保護所管課長との協議を経て(条例第11条第1項第5号に規定する審査会の意見を聴く場合は、意見聴取後とする。)、目的外利用について決定したときは、目的外利用決定通知書(規則別記様式第5号)により、利用課長に通知する。なお、主務課長は、目的外利用の決定に、個人情報を保護するために必要な条件を付することができる。

(3)　利用課長は、目的外利用申請書を提出する前に、個人情報を収集する理由として条例第6条第2項のいずれに該当するかを検討する。また、目的外利用をさせようとする主務課長は、条例第11条第1項のいずれに該当するかを十分検討し目的外利用の決定をする。当該決定後、利用課長および主務課長は、それぞれの登録簿の作成または修正をし、個人情報取扱事務登録・修正・抹消届出書に当該登録簿の副本を添付し、個人情報保護所管課長に届け出るとともに、目的外利用申請書および目的外利用決定通知書のそれぞれの写しを個人情報保護所管課長に送付する。

(4)　利用課長および主務課長は、作成または修正した登録簿を保管し、市民等の閲覧に供する。

(5)　個人情報保護所管課長は、登録簿の副本を確認し、当該副本を保管し、個人情報事務登録・修正・抹消確認報告書により利用課長および主務課長へ通知する。

2　外部提供

(1)　外部提供を受けようとする者(以下「外部提供申請者」という。)は、市長(主務課長)に対し、個人情報保護遵守事項を明記した誓約書を添え、外部提供申請書(規則別記様式第6号)を提出する。ただし、法令等の特別の規定に基づく個人情報の外部提供の申請については、宣誓書を添付した外部提供申請書を用いないで申請することができる。

(2)　市長(主務課長)は、外部提供を決定しようとするとき(条例第11条第1項第5号に規定する審査会の意見を聴く場合は、意見の聴取後とする。)は、個人情報保護所管課長と調整後、外部提供決定通知書(規則別記様式第7号)により外部提供申請者に通知する。

(3)　主務課長は、外部提供を決定する前に、条例第12条第1項において準用する条例第11条第1項各号のいずれに該当するかを十分検討し外部提供の可否を決定する。当該決定後は、登録簿の作成または修正をし、個人情報取扱事務登録・修正・抹消届出書に当該登録簿の副本を添付し、個人情報保護所管課長に届け出るとともに、外部提供決定通知書の写しも個人情報保護所管課長に送付する。

(4)　主務課長は、修正した登録簿を保管し、市民等の閲覧に供する。

(5)　個人情報保護所管課長は、登録簿の副本を確認し、当該副本を保管し、個人情報事務登録・修正・削除確認報告書により主務課長へ報告する。

3　外部委託

(1)　個人情報取扱事務の処理を市の機関以外のものに委託しようとする主務課長は、原則として事務を開始しようとする日の3月前までに、個人情報保護所管課長を経由して、審査会へ意見を聴く。

(2)　前号により意見を聴いた後、外部委託を決定したときは、規則第9条第1項各号に規定する事項が明記された条項のある契約書により委託先(以下「受託者」という。)と委託契約を締結する。

(3)　前号の契約と同時に、規則第9条第2項の規定により受託者に守山市長との委託契約に基づく事務(以下「受託事務」という。)に従事させようとする者(以下「受託事務従事者」という。)から規則第9条第2項各号に規定する事項を誓約した書面(以下「委託事務に係る誓約書」という。)を徴するよう求め、その写しを提出させる。

(4)　第2号により外部委託を決定した主務課長は、登録簿に外部委託先を記入し、個人情報取扱事務登録・修正・削除届出書に当該登録簿の副本ならびに外部委託契約書および委託事務に係る誓約書の写し(以下この項において「副本等」という。)を添えて、個人情報保護所管課長に届け出る。

(5)　主務課長は、修正した登録簿を保管し、市民等の閲覧に供する。

(6)　個人情報保護所管課長は、登録簿の副本等を確認し、当該副本等を保管し、個人情報事務登録・修正・削除確認報告書により主務課長へ報告する。

(7)　主務課長は、必要に応じ、受託者の当該個人情報の管理状況その他委託事務の履行状況を報告させるとともに、同状況を調査する。

(8)　主務課長は、受託者が、締結した委託契約の契約事項に違反し、または違反するおそれがあると認めるときは、必要な措置をとる。

(9)　委託契約終了後または委託契約の解除の際には、当該委託に係る個人情報の引渡しを受け、または廃棄をさせる。

4　外部委託の再委託

外部委託については、原則、再委託を禁止しているが、やむを得ず受託者が委託事務の一部を第三者へ再委託する場合は、事前に受託事務の第三者への一部委託承諾願い(別記様式第3号)により、市長へ承諾願いを提出させる。この場合においても、受託者は、一部委託業者の管理監督責任を負う。

5　緊急かつやむを得ないと認められるときの措置について

目的外利用、外部提供または外部委託を決定しようとするときに際し、条例第11条第1項第5号に規定する審査会の開催の時間がなく、かつ、市民に影響を及ぼすおそれがあり緊急かつやむを得ないと認められる場合については、会長の許可を得た上で、郵送、電話、FAX、メール等により委員ごとに個別に意見を聴くことができるものとする。この場合において、当該意見内容については原則1月以内に開催する次回の審査会の開催時に取りまとめて報告するとともに、その意見は開催時までに限り有効であるものとし次回の審査会において改めて意見を聴取しなければならない。

第6　開示請求に係る事務

1　開示請求の受付

開示請求の受付にあたっては、開示請求に係る個人情報の存否の確認および当該個人情報が記録されている公文書の特定を行う。この確認および特定は、登録簿での確認または主務課との連絡もしくは主務課職員の立会いを求めることにより行う。なお、対象公文書が複数の関係する課等に所在する場合の主務課は、当該公文書を最初に作成または発信した課等もしくは当該公文書の事務事業を所管する課等を主務課とする。

2　開示請求の方法

(1)　開示請求は、個人情報の開示を請求する者(以下「請求者」という。)が個人情報開示等請求書(規則別記様式第8号。以下「請求書」という。)に必要事項を記載し、個人情報保護所管課に提出する。したがって、口頭、郵送等、電話、ファックス、電子メール等の開示請求は、受け付けない。ただし、自ら文書による請求が不可能な請求者に対しては、口頭による請求を認めることとし、総合窓口の受付担当者において口述筆記し、請求者の確認を得る。

(2)　開示請求は、原則として、開示請求に係る個人情報1件につき1枚の請求書により行う。ただし、同一人から同一の主務課に係る同一内容の複数の開示請求があった場合は、「請求の内容」欄に記載できる範囲内で、1枚の請求書による複数の請求を認める。

3　本人等であることの確認

(1)　本人による請求の場合

請求者に対して、次に掲げるいずれかの書類(写真が貼付されていない書類にあっては、複数)の提示または提出を求める。

自動車運転免許証、旅券、住民基本台帳カード、市民カード、健康保険・国民健康保険・船員保険等の被保険者証、国民年金・厚生年金保険または船員保険の年金証書、共済組合員証、国民年金手帳、厚生年金手帳、船員手帳、共済年金・恩給等の証書、印鑑登録証明書および印鑑登録、猟銃・空気銃所持許可証、身体障害者手帳、戦傷病者手帳、宅地建物取引主任者証、海技免状、電気工事士免状、無線従事者免許証、官公署の発行する身分証明書、規則第10条第3項第4号に規定する回答書ほか

(2)　法定代理人等による請求の場合

法定代理人等に係る前号に掲げる書類のほか、本人が未成年者、成年被後見人または本人と特別の関係があり規則第10条第3項各号に定める者であることを確認するため、次に掲げるいずれかの書類の提示または提出を求める。

戸籍謄本・抄本、後見開始の審判書、登記事項証明書、その他法定代理関係を確認し得る書類、本人と特別の関係にある者として証明し得る書類

(3)　死者の情報の開示を求める場合

前2号のほか、次に掲げるいずれかの書類の提示または提出を求める。

相続人であることおよび相続した財産に関するものである証明、被相続人である死者から相続した不法行為による損害賠償請求等に関係するものである証明、未成年者の親権者であることの証明、本人と特別な関係にある者として証明し得る書類

(4)　提示または提出書類の確認

書類の提示または提出により確認を行った場合は、提示または提出された書類の名称、番号、記号その他の事項を請求書の「請求者の確認欄」または「法定代理人等の確認欄」に記入する。

4　請求書の記載事項の確認

請求書の記載事項に記載漏れ、誤り、不明確な点がないかを次の点に留意しながら確認する。

(1)　「請求者の住所、氏名、電話」　請求者が開示請求のあった個人情報の本人等であるかどうかの確認や決定通知書の送付先となるため、正確に記入してあるかの確認をする。

(2)　「本人の住所、氏名、請求者からみた関係(続柄)」　請求者が法定代理人等である場合に限り、本人の住所、氏名、請求者からみた関係(続柄)が記入されているか確認をする。ただし、いずれも押印は必要ない。

(3)　「請求内容の区分」　開示、訂正等の区分がされているかの確認をする。

(4)　「請求内容」　開示請求をしようとする個人情報が特定できる記載がされているかの確認をする。

(5)　「請求者の確認」　前項の本人確認のための書類を確認したかの確認をする。

(6)　「法定代理人等の確認」　法定代理人等であるか、また代理請求が可能かどうかの確認をする。

5　請求書の補正

請求書の記載事項に記入漏れ、誤り、不明確な点があれば、請求者にその箇所を補筆または訂正(以下「補正」という。)するよう求める。

6　請求書の受付

(1)　第6第3項および第4項により請求者(法定代理人等を含む。)が本人であることを確認し、請求書の記載事項を確認して請求書を受け付け、請求書に受付日および受付番号(年度単位)を記入し、その写しを請求者へ交付する。出先機関の場合は、個人情報保護所管課に請求書に係る受付番号を電話等で確認し、記入する。

(2)　請求書を受け付ける段階で、請求対象の個人情報が不存在など当該請求書が形式的要件を具備していないことが判明した場合は、あらかじめ第9項形式的要件審査に基づき処理する。また、情報提供として処理できる場合は、できる限りそのように対応し、請求者の利便を図るように努める。

7　請求者に対する説明

請求書を受け付ける場合は、請求者に対し、次の事項を説明する。

(1)　開示・不開示の決定について

受付の日から起算して15日以内(通知の送達に要する日数は含まない。)に当該請求に係る個人情報を開示するかどうかの決定(以下「開示・不開示の決定」という。)を行い、決定通知書(規則別記様式第10号から第12号まで)で請求者に通知する。なお、当日、全部開示を決定できる場合は、口頭により通知することができる。

(2)　決定期間の延長について

正当な理由により15日以内に可否の決定ができない場合は、おおむね15日以内の決定期間を延長することができ、この場合は個人情報開示等決定期間延長通知書(規則別記様式第15号。以下「決定期間延長通知書」という。)で請求者に通知する。

(3)　開示の実施について

開示の日時、場所等は、第1号の決定通知書で指定する。また、開示を受ける際には、第1号の決定通知書を持参の上、指定された日時および場所に出向く必要がある。

(4)　費用の負担について

公文書の写しの交付を請求した場合については、写しの作成に要する費用(JIS規格B4、B5、A4、A3は1枚10円。その他の写しは実費とする。)は請求者の負担とする。また、送付を希望する場合は、郵送料等送付に要する実費の負担も必要となる。

8　受付後の請求書の取扱い

総合窓口で請求書を受け付けた後は、個人情報開示等請求受付処理簿に必要事項を記入後、当該請求書の写しを保管した上で、ただちに当該請求書を主務課へ送付する。

9　形式的要件審査

請求書の送付を受けた主務課は、当該請求書が形式的要件を具備していること、とりわけ開示請求のあった公文書(個人情報)が存在していることおよび請求者が本人等であることを必ず確認する。

この形式的要件を具備していない場合とは次のとおりである。

ア　請求権者でないものがした場合

イ　請求のあった公文書が条例第2条第4号の「公文書」に該当しない場合

ウ　請求のあった公文書(個人情報)が存在しない場合

エ　請求のあった公文書(個人情報)が条例第33条(他の制度との調整等)に該当する場合

10　開示・不開示の決定

(1)　対象公文書(個人情報)の特定

主務課は、請求のあった個人情報が記録されている対象公文書(個人情報)の名称を具体的に特定する。

(2)　請求書の受理

主務課は、総合窓口から請求書の送付を受けたときは記載内容を確認後、総合窓口で請求書を受け付けた日をもって、請求書を受理する。

(3)　開示・不開示の決定期間

開示・不開示の決定は、請求書を受理した日から起算して15日以内に行う。15日目が守山市の休日を定める条例(平成2年条例第1号)第1条第1項に規定する休日のときは、その翌日をもって満了日とする。

(4)　決定期間の延長

災害の発生、年末年始の休暇、第三者への意見聴取のために日時を要することなど正当な理由により決定期間を延長する場合は、決定期間延長通知書により、速やかに請求者に通知するとともに、その写しを個人情報保護所管課に送付する。この場合、次のことに留意する。

ア　延長期間は、必要最小限の期間(おおむね15日)とする。

イ　開示・不開示の決定期間内に、決定期間延長通知書が請求者に到達するよう努める。

ウ　決定期間延長通知書の「延長の理由」欄には、延長する理由を具体的に記載する。

(5)　事前協議

主務課は、次により事前協議を行う。

ア　個人情報保護所管課との協議

開示・不開示の決定に当たっては、個人情報保護所管課と事前協議をする。

イ　関係課等との調整

対象公文書(個人情報)が、他の課等に関係するものである場合は、当該関係課等と連絡を取り、調整する。

(6)　第三者への意見聴取

主務課は、開示・不開示の決定に係る公文書に、請求者(法定代理人等が本人に代わって開示請求する場合にあっては、当該本人をいう。)以外の者および事業者(以下「第三者」という。)の情報が記録されているときは、第5第三者への意見聴取に係る事務に基づき、当該第三者に対して意見聴取を行う。

(7)　個人情報開示等請求調整会議

個人情報の開示・不開示の決定に当たって、実施機関内部または実施機関相互間で統一的な処理が必要と認められる場合は、守山市行政機構補完規程(平成16年訓令第5号)第12条に規定する政策調整会議を個人情報開示等請求調整会議とし、調整を図る。なお、案件によっては、同規程第8条に規定する総合政策会議においても調整を図る。個人情報開示等請求調整会議においては、個人情報開示等請求処理票をもって、調整する。

(8)　開示の決裁権者

開示・不開示の決定は、前7号までの事務終了後、主務課が行い、この決定に係る決裁権者は、守山市事務決裁規程(昭和55年訓令第1号)により原則として、主務課を所管する部長等とする。ただし、必要と認めるときは、上位の職にある者にその決裁を求める。なお、当該決裁は、個人情報保護所管課へ合議する。

(9)　開示・不開示の決定通知

開示・不開示の決定をしたときは、次により決定通知書を作成する。

ア　開示をする旨の決定　個人情報開示決定通知書(規則別記様式第10号)

イ　部分開示をする旨の決定　個人情報一部開示決定通知書(規則別記様式第11号)

ウ　開示をしない旨の決定　個人情報不開示・個人情報不訂正等決定通知書(規則別記様式第12号)

(10)　決定通知書の記載事項

ア　「開示請求に係る個人情報の内容」

対象公文書の名称、内容等を正確に記載する。この場合、1枚の決定通知書に複数の公文書の名称を記載することができる。また、別紙を添付しても可とする。

イ　「個人情報開示請求書受理年月日」

受理日および受理番号を記入する。

ウ　「個人情報の開示の日時」

(ア)　開示の日時は、決定通知書が請求者に到達すると思われる日から数日後の、勤務時間内の日時を指定する。この場合、請求者に対して、あらかじめ電話等により希望を確認する等、できるだけ請求者の利便を考慮して決定をする。

(イ)　第三者への意見聴取を行ったときは、当該第三者が救済の手続きをするため、開示の決定をしたときから2週間が経過する日以後を開示の日時とする。

エ　「個人情報の開示の場所」

開示の場所は、原則として、主務課とする。

オ　「開示をしないこととした部分」、「開示をしないこととした理由」

開示をしないこととした部分の情報の概要を、当該情報の内容が判明しないように留意して記載する。

また、開示をしない部分が条例第19条各号に規定する不開示事項のいずれに該当するか、およびその理由について具体的に記載する。この場合、複数の号に該当するときは、各号ごとにその理由を記載することとし、この欄に記載しきれないときは、別紙に記載の上、添付する。

カ　「開示をすることができるようになる期日」

決定の時点では不開示事項に該当するが、期間の経過(概ね1年以内)により、当該不開示事項に該当する理由がなくなり、かつ、開示をすることができるようになる期日(複数の不開示事項に該当する場合は、すべての不開示事項に該当しなくなる日)が確定的に明示できる場合は、その期日を記載する。なお、この場合は、その期日の経過後に、あらためて請求書の提出が必要となる。

(11)　即日開示

主務課は、不開示事項に該当しないことが明らかな場合、または過去に開示の実績がある場合において、直ちに開示することができると判断できるときは、口頭通知による即日開示をするよう努める。この場合、請求書の備考欄にその旨を記載する。なお、即日開示をする場合は、第5号事前協議、第6号第三者への意見聴取、第7号個人情報開示等請求調整会議および第8号開示の決裁に規定する手続きならびに第9号アに規定する個人情報開示決定通知書の作成を省略することができる。ただし、請求書については、主務課を所管する部長等まで供覧するとともに個人情報保護所管課へ合議する。

(12)　公文書(個人情報)の存否を明らかにできない場合

ア　公文書(個人情報)の存否が明らかになること自体が、不開示事項に該当する場合は、当該公文書(個人情報)の存否を明らかにしない旨の不開示決定をする。

イ　この場合の通知は、個人情報不開示・個人情報不訂正等決定通知書により行うが、「開示をしない理由」欄には「条例第22条第4項に該当するため、個人情報の存否を明らかにできない」旨を記載する。

(13)　公文書(個人情報)が存在しない場合

請求された個人情報の公文書(個人情報)が存在しない場合については、前号イの個人情報不開示・個人情報不訂正等決定通知書により行うが、「開示をしない理由」欄には「請求された個人情報の公文書(個人情報)は存在しない」旨を記載する。

(14)　決定通知書の送付

主務課は、開示・不開示の決定をしたときは、速やかに決定通知書を請求者に送付するとともに、その写しを個人情報保護所管課へ送付する。

11　開示の方法

(1)　公文書(個人情報)の開示の方法

ア　閲覧は、文書、図画、写真などを直接閲覧することによって行い、原則としてその原本を閲覧に供する。ただし、汚損、破損のおそれがあるとき、部分開示をするときなど、原本を閲覧に供することができないときは、複写したものを閲覧に供する。なお、この場合の複写に要する費用は、請求者に負担させない。

イ　視聴は、ビデオテープなど直接閲覧することができない情報を、その情報の内容を理解できる情報に変換する装置を使用して変換したものを視聴することによって行う。

ウ　媒体に磁気情報などの形で記録され、直接視聴できない情報については、これらのものから出力または採録したものにより閲覧に供する。なお、この場合の出力または採録に要する費用は、請求者に負担させない。

(2)　写しの交付

写しの交付は、開示を決定した個人情報が記録されている公文書を主務課において複写または複製し、その複写または複製したものを個人情報保護所管課において交付することにより行い、その方法は次による。

ア　写しの交付部数は、開示請求のあった個人情報が記録されている公文書1件につき、1部とする。

イ　写しは、原則A4版(B5版、B4版またはA3版も同様)の用紙とし、市に設置している電子式複写機により複写する。ただし、これによることができないものについては、請求者の求めに応じ、複写を業者に委託するなど、個人情報が記録されている公文書に対応した装置を使用して複写または複製する。

ウ　媒体に磁気情報などの形で記録されているものの写しは、これらのものから出力したものを複写または複製することにより行う。

(3)　部分開示の実施方法

条例第20条の規定により、開示請求に係る公文書(個人情報)に不開示事項に該当する情報が記録されている場合において、開示部分と不開示部分が容易に分離することができ、かつ、当該分離により開示請求の趣旨が損なわれないと認めるときは、不開示部分を除いて開示する。

ア　開示部分と不開示部分とがページ単位で区分できる場合

(ア)　取り外しのできる部分は、不開示部分を取り外して開示部分のみを開示する。

(イ)　取り外しのできない部分は、開示部分が記録されているページを複写したものまたは不開示部分を袋等で覆ったもの等により開示する。

イ　開示部分と不開示部分とが同一のページにある場合

不開示部分を遮蔽物で覆って複写したもの、該当ページを複写した上で不開示部分をマジック等で消し、それを再度複写したもの等で開示する。

12　開示の実施

(1)　開示の日時および場所

公文書(個人情報)の開示は、個人情報開示決定通知書または個人情報一部開示決定通知書により、あらかじめ指定した日時および場所(事前に請求者と調整必要)において実施する。

(2)　指定した日時以外の開示の実施

請求者のやむを得ない事情により、指定された日時に閲覧等ができず、請求者から日時の変更の申出があった場合は、主務課は、改めて別の日時を指定する。この場合、改めて開示の決定に係る通知書を送付することを要しない。

(3)　決定通知書の確認

主務課は、開示の場所へ来庁した者に対して決定通知書の提示を求め、第3項により請求者本人であることの確認を行う。

(4)　開示の実施

ア　開示の実施

主務課の職員は、対象公文書(個人情報)を提示し、請求者の求めに応じて当該公文書(個人情報)の内容について説明する。なお、開示の実施にあたっては、個人情報保護所管課の職員が立ち会う。

イ　開示の中止または禁止

主務課の職員は、請求者に対し、公文書(個人情報)を汚損し、または破損することのないよう説明する。請求者が、開示された公文書(個人情報)を改ざん、汚損、破損、持帰りまたは持出しをし、もしくはそのおそれがあると認めるとき、主務課の職員の指示に従わないとき、または開示の実施に係る機器等に影響を及ぼす場合は、当該公文書(個人情報)の開示を中止する。

13　費用徴収

(1)　費用の額

ア　開示に係る個人情報が記録されている公文書の写しの作成に要する費用は、B5版、B4版、A4版またはA3版の写しの枚数1枚につき10円とする。ただし、これ以外の場合は、当該写しの作成に要した額とする。

イ　写しの送付に係る費用は、郵送料等送付に要する実費相当額とする。

(2)　徴収の方法

写しの作成に要する費用および当該写しの送付に係る費用は、現金による前納とする。なお、徴収した費用は、個人情報保護所管課において雑入として処理する。

第7　第三者への意見聴取に係る事務

条例第23条に規定する第三者への意見聴取については、次により事務を処理する。

1　意見聴取の実施

主務課は、条例第22条第1項の決定をする場合において、当該決定に係る公文書に第三者に関する情報が記録されているときは、開示・不開示の決定の判断をより適正に行うため、当該情報が条例第19条各号に規定する不開示事項のいずれかに該当することまたはいずれにも該当しないことが明らかな場合を除き、当該第三者の意見を聴く。

2　意見聴取の方法

(1)　意見聴取は、第三者に対し、当該第三者に係る情報が記録された公文書について開示請求があった旨を個人情報の開示に関する意見照会書(規則別記様式第16号)により通知し、当該第三者から個人情報の開示に関する意見書(別記様式第4号)の提出を求めることにより行う。この場合、1週間以内に当該意見書を提出するよう協力を求める。

(2)　請求のあった個人情報が記録されている公文書のなかに多数の第三者に関する情報が記録されている場合で、すべての第三者に対する意見聴取が困難であるときは、必要な範囲で意見聴取を行う。

3　意見聴取の内容

(1)　個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)については、プライバシー侵害の有無および程度

(2)　条例第2条第3号に規定する事業者の事業に関する情報については、不利益の有無および程度

4　第三者への通知

(1)　主務課は、第2項の規定による第三者への意見聴取を行った後に、条例第22条第1項の決定をしたときは、請求者に対する通知と同時に、当該第三者に個人情報の開示に関する通知書(規則別記様式第17号)によりその旨を通知する。

(2)　この場合の開示の日時は、第三者が救済の手続きをするために必要な期間として、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置くことに留意する。

第8　訂正・削除・利用提供の中止の請求に係る事務

1　案内および訂正等の請求の受付

(1)　訂正・削除・利用提供の中止(以下「訂正等」という。)の請求の内容の確認

主務課は、訂正等の請求(以下「訂正等請求」という。)があった場合は、請求の趣旨、内容等、また、他の法令等で規定はないかなどを十分に確認する。

(2)　個人情報の開示を受けたこと等の確認

訂正等をするためには、訂正等請求をしようとする個人情報について、条例に基づく開示または情報提供による開示を受けた個人情報もしくは市の保有する個人情報であるかを確認する。ただし、個人情報の開示または情報提供による開示を受けていない個人情報についても訂正等請求に応じる。

登録簿または主務課との連絡もしくは主務課職員の立会いを求めることにより、訂正等請求に係る個人情報の存否の確認および当該個人情報が記録されている公文書(個人情報)の特定を行う。なお、対象公文書(個人情報)が複数の関係課等に所在する場合の主務課は、当該公文書(個人情報)を最初に作成または発信した課等もしくは当該公文書(個人情報)の事務事業を所管する課等を主務課とする。

2　訂正等請求の方法

(1)　訂正等請求の方法　開示請求と同様とする。

(2)　本人等であることの確認　開示請求と同様とする。

(3)　死者の情報の訂正等を求める場合　開示請求と同様とする。

(4)　事実を証明する書類等の提出等

請求者は、訂正等請求の内容が事実に合致することを明らかにする書類等の提出または提示が必要である旨を説明し、当該書類等の提出または提示を求める。提示の場合は、請求者の了解を得て、その写しを取り、請求書に添付する。

3　請求書の記載事項の確認

請求書の記載事項については、次の点を除き、開示請求と同様とする。

「請求の内容」

ア　開示決定通知書などを参考に、開示を行ったまたは情報提供した個人情報もしくは市の保有する個人情報と相違ないことを確認する。

イ　自己の個人情報のどの部分を、どのように訂正するか、削除するか、利用提供の中止をするかが具体的にわかるように記載されているかを確認する。

4　請求書の補正・請求書の受付・請求者に対する説明・受付後の取扱い・形式的要件審査

開示請求と同様とする。

5　訂正等の決定

(1)　対象公文書(個人情報)の特定・請求書の受理・訂正等の決定期間・決定期間の延長・事前協議・個人情報開示等請求調整会議・訂正等の決裁権者は、開示請求と同様とするが、当該訂正等請求に係る個人情報が現に利用提供されている場合は、請求書を受理したときから一時停止する。

(2)　訂正等の決定通知

訂正等の決定をしたときは、次により決定通知書を作成する。

ア　訂正等をする旨の決定　個人情報訂正等決定通知書(規則別記様式第13号)

イ　一部訂正等をする旨の決定　個人情報一部訂正等決定通知書(規則別記様式第14号)

ウ　訂正等をしない旨の決定　個人情報不開示・個人情報不訂正等決定通知書(規則別記様式第12号)

(3)　決定通知書の留意事項

ア　訂正に係る個人情報訂正等決定通知書および個人情報一部訂正等決定通知書には、訂正した部分の写し等を添付する。

イ　個人情報一部訂正等決定通知書および個人情報不開示・個人情報不訂正等決定通知書には、当該個人情報の訂正等をしない理由をできるだけ具体的に記載する。

1枚の決定通知書に複数の公文書(個人情報)の名称を記載することができる。また、別紙を添付しても可とする。

6　個人情報の訂正等の実施

(1)　訂正等の実施時期

訂正等をすることを決定したときは、個人情報訂正等決定通知書を送付する前に当該個人情報の訂正等を行う。ただし、情報システム処理に係るものについては、合理的と認められる期間をおいて訂正等をする。

(2)　訂正等の方法

ア　訂正することと決定した場合における訂正は、個人情報の内容や形態に応じて適切な方法により行う。

(ア)　誤っていた個人情報を完全に消去し、新たに記録する。

(イ)　誤っていた個人情報の上に2本線を引き、余白部分に朱書き等で新たに記録する。

(ウ)　別紙により個人情報が誤っていた旨および正しい内容を記載して添付する。

イ　削除する場合は、条例第6条に規定する収集制限または条例第11条に規定する目的外利用に違反しているかを確認し、違反している場合は、削除する。

ウ　条例第11条に規定する目的外利用または条例第12条に規定する外部提供に該当しないことを確認するため、一時的に利用提供を中止し、確認作業を行い、条例に違反していることが確認された時点で、利用提供の中止を行う。ただし、事務遂行上、一時停止によって、実施機関の正当な職務執行に著しい支障が生じる場合は除く。この場合においては、審査会に報告しなければならない。

(3)　訂正等の決定に伴う通知

訂正等を決定し、訂正等を実施したときは、当該個人情報を目的外利用している利用課または外部提供している外部提供先に速やかに個人情報訂正、削除または利用提供の中止を行った旨を個人情報訂正・削除・目的外利用中止・外部提供中止通知書(規則別記様式第18号)により通知するとともに訂正等を行う前の書類等の返還を求める。

第9　不服申立て(異議申立て)に係る事務

開示等の可否の決定の処分について行政不服審査法(昭和37年法律第160号)の規定による不服申立て(異議申立て)があった場合は、次により取り扱う。

1　不服申立ての方法

不服申立ては、行政不服審査法第9条の規定により、書面によることとし、口頭での不服申立ては認められない。この書面は、異議申立書(別記様式第5号)により行うが、これ以外の様式であっても所定の事項が記載されている場合は認める。なお、不服申立てが審査請求の場合は、この要領で規定する様式中「異議申立」または「異議申立て」を「審査請求」に修正する。

2　不服申立書(異議申立書または審査請求書をいう。以下同じ。)の受付

不服申立書は、総合窓口で受け付ける。不服申立書を受け付けた個人情報保護所管課は、その写しを保管した上、直ちに当該不服申立てに係る処分を行った主務課に送付する。

3　不服申立ての審査等

(1)　記載事項の審査

主務課は、行政不服審査法に規定に基づき、次の要件について確認のうえ、不服申立書を受理する。

ア　不服申立書の記載事項を確認する。

(ア)　不服申立人(異議申立人または審査請求人をいう。以下同じ。)の氏名および年齢または名称ならびに住所

(イ)　不服申立てに係る処分

(ウ)　不服申立てに係る処分があったことを知った日

(エ)　不服申立ての趣旨および理由

(オ)　処分庁の教示の有無および内容

(カ)　不服申立ての年月日

(キ)　不服申立人が、法人その他の社団または財団である場合、総代を互選した場合または代理人によって不服申立てをする場合は、その代表者もしくは管理人、総代または代理人の氏名および住所

イ　不服申立人の押印の有無を確認する。

ウ　代表者または管理人、総代または代理人がある場合は、それぞれの資格を証明する書面(法人に係る登記事項証明書、代表者または管理人を選任したことを証する総会議事録等の写し、代理人委任状等)の添付の有無を確認する。

エ　不服申立ての期間内(開示・不開示の決定等の処分があったことを知った日の翌日から起算して60日以内の不服申立てかどうか。)かどうかを確認する。

オ　不服申立ての適格の有無(開示・不開示の決定等の処分によって、直接に自己の権利利益を侵害されたものかどうか。)を確認する。

(2)　不服申立書の補正

主務課は、前号の審査の結果、当該不服申立てが不適法と認められる場合であっても、補正することができるものであるときは、相当の期間を定めて補正を命ずる。なお、補正を命ずる場合は、個人情報保護所管課と協議する。

(3)　不服申立ての却下の決定

主務課は、当該不服申立てが次のいずれかに該当する場合には、当該不服申立てについて却下の決定を行い、異議申立却下通知書(別記様式第6号)を不服申立人に送付するとともに、その写しを個人情報保護所管課へ送付する。なお、却下の決定を行う場合は、個人情報保護所管課と協議する。

ア　不服申立てが不適法であり、かつ、補正不能である場合

イ　補正命令に応じなかった場合

ウ　補正命令に定める補正の期間を経過した場合

(4)　不服申立書の受理

主務課は、不服申立書が第1号の要件を満たすときは、これを受理し、直ちに次項の手続きに入る。

4　原処分の再検討

(1)　主務課は、不服申立書を受理したときは、直ちに原処分である開示・不開示の決定等の処分について審査し、再検討を行う。

(2)　再検討の結果、不開示決定または部分開示決定を取り消し、全部開示決定をするなど不服申立てを認容するときは、異議申立認容通知書(別記様式第7号)を不服申立人に送付するとともに、その写しを個人情報保護所管課に送付する。

5　守山市個人情報保護審査会への諮問

(1)　審査会への諮問

主務課は、次に掲げる不服申立てがあった場合は、当該不服申立てが不適法であるときまたは当該不服申立てを認容するときを除き、不服申立書を受理した日から起算して15日以内に、審査会に諮問する。この審査会への諮問については、個人情報保護所管課と協議する。

ア　条例第22条第1項の決定に対する不服申立て

イ　請求に係る個人情報が条例第2条第1号に該当しないこと、個人情報を記録した文書が条例第2条第4号に該当しないこと、個人情報が法的に作成、取得もしくは保存する義務があるにもかかわらず、存在しないこと、または当該公文書(個人情報)の存否を明らかにすることで条例第19条各号のいずれかに該当する個人情報を開示してしまうおそれがあることを理由とする条例第22条第4項の規定の請求の拒否に対する不服申立て

ウ　反対意見書を提出したにもかかわらず開示の決定の処分をした旨の通知を受けた第三者からの不服申立て

(2)　諮問書の作成

主務課は、諮問書(規則別記様式第19号)を作成し、次に掲げる書類を添付して、個人情報保護所管課へ提出するとともに、不服申立人、請求者および第三者へ諮問した旨を通知する。

ア　不服申立書の写し

イ　個人情報開示等請求書の写し

ウ　開示等の請求に対する決定通知書の写し

エ　不服申立てに係る経過説明書

オ　その他必要な書類(不服申立ての対象となった公文書(個人情報)の写し等)

6　審査会への説明および資料提出

主務課は、条例第31条第6項の規定により、審査会から意見もしくは説明を求められた場合、または必要な資料の提出を求められた場合は、これに応じる。

7　審査会の答申

個人情報保護所管課は、審査会から答申があった場合は、直ちに、当該答申書を主務課に送付する。送付を受けた主務課は、次項の決定をしたときの通知とともに、当該答申書の写しを不服申立人に送付する。

8　不服申立てに対する決定

(1)　主務課は、前項の答申を尊重して速やかに、当該不服申立てに対する決定を行う。

(2)　不服申立てに対する決定は、守山市事務決裁規程による。(市長の決裁事項)

(3)　不服申立てを認容するときは、異議申立認容通知書と併せて、個人情報の開示または一部開示をする旨の決定通知書(第6第10項第9号を参照)もしくは個人情報の訂正等または一部訂正等をする旨の決定通知書(第8第5項第2号を参照)を作成し、不服申立人に送付するとともに、これらの写しを個人情報保護所管課へ送付する。

(4)　不服申立てを棄却するときは、異議申立棄却通知書(別記様式第8号)を不服申立人に送付するとともに、その写しを個人情報保護所管課へ送付する。

(5)　不服申立てに対する決定について、第三者への意見聴取を行った個人情報に関する開示・不開示の決定等の処分を変更することとなった場合は、主務課は、その旨を当該第三者へ通知するとともに、その写しを個人情報保護所管課へ送付する。この場合、不服申立人等に関する個人情報の開示決定通知書(規則別記様式第20号)により通知する。

9　第三者から不服申立てがあった場合

第三者に関する情報が記録されている公文書に係る開示決定に対して、当該第三者から不服申立てがあった場合は、不服申立てが提起されただけでは開示の実施は停止しないので、不服申立ての受付にあたっては、不服申立てと併せて執行停止の申立てをする必要がある旨を、不服申立人に説明する。(行政不服審査法第48条において準用される第34条第1項および第2項)

第10　運用状況の公表

1　運用状況の取りまとめ

個人情報保護所管課は、各実施機関における個人情報の開示・訂正等の請求の内容および当該処理結果等を個人情報開示等請求受付処理簿により取りまとめる。

2　公表

(1)　個人情報保護所管課は、前年度の運用状況について次の事項を公表する。

ア　個人情報取扱事務登録の件数および状況

イ　目的外利用および外部提供の件数および状況

ウ　個人情報の開示等の請求の件数および可否の決定状況

エ　不服申立ての件数および処理状況

オ　情報システム処理による個人情報の主な処理状況

カ　その他必要な事項

(2)　公表は、前年度における運用状況を、毎年6月30日までに告示および市広報紙への掲載その他適当な方法により行う。

第11　個人情報保護主任

1　設置

(1)　個人情報の保護を総合的に推進するとともに、個人情報の開示等の請求に関する事務を適正かつ円滑に行うため、各課等に個人情報保護主任を置く。

(2)　課長等は、前号の個人情報保護主任を、個人情報保護所管課長へ報告する。

2　職務

個人情報保護主任は、次の職務を行う。

(1)　個人情報の保護に関する事務

ア　課等内での個人情報を適正に管理すること。

イ　総合窓口および他の関係課等との連絡調整に関すること。

ウ　その他個人情報保護の推進に係る事務の指導に関すること。

(2)　個人情報の開示等に関する事務

ア　開示請求等に係る対象公文書(個人情報)の特定に関すること。

イ　開示等の可否の決定の判断および調整に関すること。

ウ　総合窓口および他の関係課等との連絡調整に関すること。

エ　その他個人情報の開示等に係る事務の指導に関すること。

付則

付則

付則

付則

個人情報の記録項目の具体例

1　戸籍、住民記録に関する情報(基本的事項)

2　生活状況に関する情報(家庭状況)

3　財産、所得等経済状況に関する情報(資産・収入)

4　身体、健康状態等心身に関する情報(心身状態)

5　学歴・職業等経歴、社会活動に関する情報(社会生活)

6　思想・信条・意識等内心に係わる情報(その他)