○守山市歴史的公文書等の選定および保存に関する規程
令和6年7月8日
訓令第38号
(目的)
第1条 この規程は、守山市公文書管理規程(令和5年訓令第5号)第2条第10号に規定する歴史的公文書等の選定および保存に関する手続に関し必要な事項を定めるものとする。
(選定基準)
第2条 歴史的公文書等の選定に当たっては、別表に定める基準(以下「選定基準」という。)に基づき行うものとする。
(庁内選定会議の設置等)
第3条 保存期間を経過した公文書のうち、選定基準に照らし主管課および公文書館が、歴史的公文書等として保存すべき可能性があると判断した文書等(以下「候補文書等」という。)について、改めて選定基準に基づき選定および審査を行うため、歴史的公文書庁内選定会議(以下「選定会議」という。)を設置する。
2 選定会議は、総務部次長の総括のもとに、守山市行政機構補完規程(平成16年訓令第5号。以下「補完規程」という。)第13条に規定する政策調整会議の構成員をもって構成する。
3 選定会議は、必要に応じて開催するものとし、あらかじめ総括者から構成員に開催日時等について通知する。
4 選定会議は、候補文書等の選定および審査を行う以外に、必要に応じて歴史的公文書等に関する事項について意見の提起や協議を行う。
(庁内選定委員会の設置等)
第4条 選定会議による選定および審査の結果について、その適否を審査するため、歴史的公文書庁内選定委員会(以下「選定委員会」という。)を設置する。
2 選定委員会は、副市長の総括のもとに、補完規程第9条に規定する総合政策会議の構成員をもって構成する。
3 選定委員会は、選定会議の開催後、速やかに開催するものとし、あらかじめ総括者から構成員に開催日時等について通知する。
4 選定委員会は、歴史的公文書等の最終選定を行う以外に、選定会議において協議された事項あるいはその他歴史的公文書等に関する事項について意見の提起や協議を行う。
(庶務)
第5条 選定会議および選定委員会の庶務は、公文書館において処理する。
(決定)
第6条 市長は、選定会議および選定委員会の選定を経て歴史的文化的価値が認められた公文書等を、歴史的公文書等に決定する。
(登録および移管等)
第7条 公文書館は、歴史的公文書等に決定した公文書等の主管課にその旨を通知し、主管課は速やかに該当する公文書等について公文書館へ引き継ぐものとする。
2 公文書館は、前項の手続が終了した後、当該移管文書すべてを歴史的公文書等に登録し、他の保存公文書とは区分して、整理、保管および保存を図る。
付則
この訓令は、令和6年7月8日から施行する。
別表(第2条関係)
歴史的公文書等選定基準
選定区分 | 事項 | 具体例 |
ア | 市の組織および機能ならびに政策の検討過程、決定、実施および実績に関する重要な情報が記録された公文書等 | ・各種計画、プラン ・異動内示書等の人事関係 ・市議会関係 ・条例・規則等例規原議関係 |
イ | 市民の権利および義務に関する重要な情報が記録された公文書等 | ・訴訟、紛争等関係 ・行政界関係 |
ウ | 市民を取り巻く社会環境、自然環境等に関する重要な情報が記録された公文書等 | ・広報誌 ・航空写真 ・写真・ネガ |
エ | 市の歴史、文化、学術、事件等に関する重要な情報が記録された公文書等 | ・協定書 ・姉妹都市関係 ・名誉市民・叙勲・市政功労関係 ・市制施行周年事業関係 ・重大事件・災害対応関係 ・主要施設のオープニング事業関係 |
オ | その他 | ・公共施設の図面 ・主要施設のコンペ、プロポ関係 |