○守山市保有個人情報等の取扱いに関する管理規程
令和8年3月2日
訓令第3号
守山市特定個人情報等の取扱いに関する管理規程(平成27年訓令第33号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第13条)
第3章 保有個人情報等の取扱い(第14条―第26条)
第4章 情報システムにおける安全の確保等(第27条―第43条)
第5章 情報システム室等の安全管理(第44条・第45条)
第6章 保有個人情報等の提供および業務の委託等(第46条―第48条)
第7章 安全確保上の問題への対応(第49条―第51条)
第8章 監査および点検の実施(第52条―第55条)
付則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)および行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)の定めるところにより、保有個人情報および特定個人情報等(個人番号および特定個人情報をいう。以下同じ。)(以下これらを「保有個人情報等」という。)の安全管理のための適切な管理に必要な事項を定めることにより、市の行政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。
(定義)
第2条 この規程における用語の定義は、法および番号法ならびに守山市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年条例第1号。以下「条例」という。)および守山市議会の個人情報の保護に関する条例(令和5年条例第16号。以下「議会条例」という。)の定めるところによる。
第2章 管理体制
(最高総括責任者)
第3条 本市の保有個人情報等の管理に関する最高責任者として最高総括責任者を1人置くこととし、副市長をもって充てる。
2 最高総括責任者は、市長、教育長および議長を補佐し、保有個人情報等の管理に関する事務を総括する。
(総括保護責任者)
第4条 保有個人情報等を取り扱う各課等を所管する部等に総括保護責任者を1人置くこととし、当該部等の長をもって充てる。
2 総括保護責任者は、各部等における保有個人情報等の適切な管理を確保する任にあたるものとし、保有個人情報等を情報システムで取り扱う場合にあっては、当該情報システムの管理者と連携して、その任にあたるものとする。
3 総括保護責任者である総務部長は、最高総括責任者の職務を補佐し、保有個人情報等の管理に関する事務を総括する。
(保護責任者)
第5条 保有個人情報等を取り扱う課等に、保護責任者を1人置くこととし、当該課等の長またはこれに代わる者をもって充てる。
2 保護責任者は、総括保護責任者を補佐し、各課等における保有個人情報等の管理に関する事務を担当する。
(情報システム管理者)
第6条 保有個人情報等を取り扱う情報システムを管理する実施機関に情報システム管理者を1人置くこととし、情報セキュリティに関する事務を分掌する課等の長をもって充てる。
2 情報システム管理者は、保有個人情報等を情報システムで取り扱う場合は、保護責任者と連携して保有個人情報等を適切に管理する任にあたる。
(保護担当者)
第7条 保有個人情報等を取り扱う課等に当該課等の保護責任者が指定する保護担当者を1人以上置く。
2 保護担当者は、保護責任者を補佐し、各課等における保有個人情報等の管理に関する事務を担当する。
(監査責任者)
第8条 監査責任者を1人置くこととし、総務部総務課長をもって充てる。
2 監査責任者は、保有個人情報等の管理の状況について監査する任にあたる。
(保有個人情報等の適切な管理のための委員会)
第9条 最高総括責任者は、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定ならびに連絡および調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期にまたは随時に開催する。
(特定個人情報等の適切な管理のための組織体制)
第10条 保護責任者は、特定個人情報等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)およびその役割を明確化し、事務取扱担当者一覧(別記様式第1号)により指定する。
2 保護責任者は、事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲および個人番号を取り扱う事務の範囲を指定する。
3 前項の規定による指定を行う場合において、保護責任者は、その特定個人情報等の利用目的を達成するために必要最小限の範囲としなければならない。
4 保護責任者は、次に掲げる組織体制を整備するものとする。
(1) 事務取扱担当者がこの規程等に違反している事実または兆候を把握した場合の報告連絡体制
(2) 特定個人情報等の漏えいその他の番号法違反(以下「情報漏えい等」という。)の事案またはそのおそれのある事案を把握した場合の対応体制ならびに関係部等および関係機関への報告連絡体制
(3) 特定個人情報等を複数の課等で取り扱う場合の当該課等の任務分担および責任の明確化
(保有個人情報等の取扱いに従事する職員の監督)
第11条 最高総括責任者、総括保護責任者および保護責任者(以下「最高総括責任者等」という。)は、保有個人情報等がこの規程等に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して、必要かつ適切な監督を行わなければならない。
(教育研修)
第12条 最高総括責任者等は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、保有個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。また、事務取扱担当者のうち特定個人情報保護ファイルを取り扱う事務に従事する者に対し、番号法第29条の2に定めるサイバーセキュリティの確保に関する事項その他の事項に関する教育研修を行う。
2 最高総括責任者等は、事務取扱担当者のうち情報システムの管理に関する事務に従事する者に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用およびセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 総括保護責任者は、保護責任者および保護担当者に対し、課等の現場における保有個人情報等の適切な管理のための教育研修を行う。
4 保護責任者は、当該各課等の職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために必要な教育研修への参加の機会を付与するとともに、研修未受講者に対して再受講の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
5 最高総括責任者等は、教育研修を行うにあたり、保有個人情報等に関する研修計画(別記様式第2号)を策定し、研修計画に基づき教育研修を実施する。
6 前各項の措置を講ずる場合には、保有個人情報等の取扱いに従事する派遣労働者についても、職員と同様の措置を講ずる。
(職員の責務)
第13条 職員(条例第3条に規定する実施機関および守山市議会事務局規程(昭和53年議会訓令第1号)第2条に規定する市議会の職員をいう。以下同じ。)は、法および番号法ならびに条例および議会条例の趣旨に則り、関連する法令および規程等の定めならびに最高総括責任者等の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。
2 職員は、保有個人情報等の情報漏えい等の事案の発生または兆候を把握した場合および職員が取扱規程等に違反している事実または兆候を把握した場合は、速やかに最高総括責任者等に報告しなければならない。
第3章 保有個人情報等の取扱い
(アクセス制限)
第14条 保護責任者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等にアクセスする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限るものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第15条 職員は、業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護責任者の指示に従い行うものとする。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付または持出し
(4) その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第16条 職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護責任者の指示に従い、訂正等を行わなければならない。
(媒体の管理等)
第17条 職員は、保護責任者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管およびキャビネット等の施錠等を行わなければならない。
2 保有個人情報等が記録されている媒体を外部へ送付し、または持ち出す場合は、原則として、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制限のために必要な措置を講じなければならない。
(誤送付等の防止)
第18条 職員は、保有個人情報等を含む電磁的記録または媒体の誤送信、誤送付、誤交付またはウェブサイト等への誤掲載を防ぐため、事務において取り扱う保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認、チェックリストの活用等の必要な措置を講じなければならない。
(廃棄等)
第19条 職員は、保有個人情報等が記録された書類等または保有個人情報等が記録されている媒体(端末およびサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護責任者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元または判読が不可能な方法により当該情報の削除または当該媒体の廃棄を行わなければならない。
2 職員は、前項に規定する場合において、保有個人情報等に個人番号が含まれている場合は、保護責任者の指示に従い、確実かつ速やかに当該個人番号の消去または当該個人番号が記載されている媒体の廃棄を行わなければならない。
3 職員は、保有個人情報等の消去および保有個人情報等が記録されている媒体の廃棄を委任する場合は、必要に応じて職員が消去および廃棄に立ち会い、または写真等を付した消去および廃棄を証明する書類を受け取り、委任先において消去および廃棄が確実に行われていることを確認するものとする。
(保有個人情報等の取扱状況の記録)
第20条 保護責任者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて台帳等を整備し、当該保有個人情報等の利用および保管等の取扱いの状況について記録しなければならない。
(外的環境の把握)
第21条 保有個人情報等が外国において取り扱われる場合は、保護責任者は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(個人番号の利用の制限)
第22条 保護責任者は、個人番号の利用に当たり、番号法および守山市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用および特定個人情報の提供に関する条例(平成27年条例第34号。以下「番号条例」という。)があらかじめ限定的に定めた事務以外に利用してはならない。
(特定個人情報の提供の求めの制限)
第23条 事務取扱担当者は、番号法第2条に規定する個人番号利用事務または個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法および番号条例で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第24条 事務取扱担当者は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法および番号条例で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集または保管の制限)
第25条 保護責任者は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集または保管してはならない。
(取扱区域)
第26条 保護責任者は、保有個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、取扱区域により指定した上で、書類等の盗難、紛失等を防止するため、施錠可能な場所への保管等の物理的な安全管理措置を講じなければならない。
第4章 情報システムにおける安全の確保等
(情報システムのセキュリティの確保)
第27条 保有個人情報等を取り扱い、または情報システムを構築し、もしくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)ならびに守山市情報システム管理運営規則(令和7年規則第51号)および守山市情報セキュリティポリシー(令和7年訓令第17号)の規定に基づき適正なサイバーセキュリティの水準を確保するものとする。
(アクセス制御)
第28条 情報システム管理者および保護責任者(以下「システム管理者等」という。)は、保有個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章(第40条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。
2 システム管理者等は、前項の措置を講ずる場合は、パスワード等の管理に関する規程の整備(その定期または随時の見直しを含む。以下同じ。)およびパスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じなければならない。
(アクセス記録)
第29条 システム管理者等は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存するとともに、アクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講じなければならない。
2 システム管理者等は、アクセス記録の改ざん、窃取または不正な消去の防止のために必要な措置を講じなければならない。
(アクセス状況の監視)
第30条 システム管理者等は、保有個人情報等の秘匿性等その内容およびその量に応じて、当該保有個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、保有個人情報等を含むまたは含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合において、警告表示がなされる機能の設定および当該設定の定期的確認等の必要な措置を講じなければならない。
(管理者権限の設定)
第31条 システム管理者等は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化および内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講じなければならない。
(外部からの不正アクセスの防止)
第32条 システム管理者等は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講じなければならない。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第33条 システム管理者等は、不正プログラムによる保有個人情報等の漏えい、滅失または毀損の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消および把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講じなければならない。
(情報システムにおける保有個人情報等の処理)
第34条 職員は、保有個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去しなければならない。
2 システム管理者等は、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時消去等の実施状況を重点的に確認しなければならない。
(暗号化)
第35条 システム管理者等は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講じなければならない。
2 職員は、前項を踏まえ、その処理する保有個人情報等について、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化(適切なパスワードの選択および漏えい防止の措置等を含む。)を行わなければならない。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第36条 システム管理者等は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器および媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講じなければならない。
(端末の限定)
第37条 システム管理者等は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講じなければならない。
(端末の盗難防止等)
第38条 保護責任者は、端末の盗難または紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講じなければならない。
2 職員は、保護責任者が必要と認める場合を除き、端末を外部へ持ち出し、または外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第39条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、次に掲げる必要な措置を講じなければならない。
(1) 使用状況に応じて情報システムからログオフ等を行うことの徹底
(2) 窓口端末の場合におけるディスプレイの方向・設置場所の考慮、のぞき見防止フィルタの利用および窓口間の衝立の設置等
(入力情報の照合等)
第40条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認および既存の保有個人情報等との照合等を行わなければならない。
(バックアップ)
第41条 システム管理者等は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講じなければならない。
(情報システム設計書等の管理)
第42条 システム管理者等は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書および構成図等の文書について外部に知られることがないよう、当該文書の保管、複製および廃棄等について必要な措置を講じなければならない。
(保有個人情報等の取扱いに関するシステムログまたは利用実績の記録)
第43条 システム管理者等は、保有個人情報等へのアクセス状況を記録し、当該記録を一定の期間保存し、定期にまたは随時に分析するためおよびアクセス記録の改ざん、窃取または不正な削除の防止のために必要な措置を講じなければならない。
第5章 情報システム室等の安全管理
(入退管理)
第44条 システム管理者等は、保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会いまたは監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用および持ち出しの制限または検査等の措置を講じなければならない。
2 保護責任者は、保有個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合において、必要があると認めるときは前項の規定を準用する。
3 システム管理者等は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化および所在表示の制限等の措置を講じなければならない。
4 システム管理者等は、情報システム室等および保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、パスワード等の管理に関する定めの整備(定期または随時の見直しを含む。)およびパスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じなければならない。
(情報システム室等の管理)
第45条 システム管理者等は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講じなければならない。
2 システム管理者等は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙および防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保および配線の損傷防止等の措置を講じなければならない。
第6章 保有個人情報等の提供および業務の委託等
(保有個人情報等の提供)
第46条 保護責任者は、法第69条第2項第3号および第4号の規定により保有個人情報を実施機関および議会以外の者に提供(以下「外部提供」という。)する場合は、法第70条の規定に基づき、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令(条例を含む。)、利用する記録範囲および記録項目、利用形態等について記載した書面(電磁的記録を含む。)を取り交わすものとする。
2 保護責任者は、外部提供する場合は、法第70条の規定により、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前または随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認し、その結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 保護責任者は、法第69条第2項第3号の規定により他の行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認められるときは、法第70条の規定に基づき、前2項に規定する措置を講ずるものとする。
4 保護責任者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、保有個人情報等を提供してはならない。
(業務の委託等)
第47条 保護責任者は、個人情報および個人番号(以下「個人情報等」という。)の取扱いに係る業務を外部に委託する者(以下「委託者」という。)は、個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう必要な措置を講じなければならない。
2 委託者は、前項による委託に関する契約を締結するときは、契約書において次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者、業務従事者の管理および実施体制ならびに個人情報等の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認しなければならない。
(1) 個人情報等に関する秘密保持および目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限または事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報等の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報等の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報等の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報等の消去および媒体の返却に関する事項
(7) 違反した場合における契約解除および損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約、協定等の遵守状況についての報告に関する事項および委任された個人情報等の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再受任者の監査等に関する事項を含む。)
3 委託者が取扱いを委任する個人情報等の範囲は、委任する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
4 委託者は、委託する個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、委託先における個人情報等の管理の状況について、年1回以上、原則として実地検査等により確認するものとする。
6 委託者は、委託先において、番号法および番号条例に基づき本市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するとともに、本市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。
7 個人番号利用事務等の全部または一部の委託を受けた者が再委託をする場合は、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断しなければならない。
8 個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる者は、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報等の取扱いに関する事項を明記しなければならない。
(被害発生リスクの低減)
第48条 保有個人情報等を提供し、または委任する場合は、保護責任者は、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委任する業務の内容、保有個人情報等の秘匿性等およびその内容等を考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部または一部を削除し、または別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
第7章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告および再発防止措置)
第49条 職員は、保有個人情報等の漏えい等安全確保の上で問題となる事案または問題となる事案の発生のおそれを認識した場合は、直ちに当該保有個人情報等を管理する保護責任者に報告しなければならない。
2 保護責任者は、被害の拡大防止または復旧等のために必要な措置を速やかに講じなければならない。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜く等、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行わなければならない。
3 保護責任者は、事案の発生した経緯および被害状況等を調査し、総括保護責任者および最高総括責任者に報告しなければならない。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに最高総括責任者に当該事案の内容等について報告しなければならない。
4 最高総括責任者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯および被害状況等を市長および教育長に速やかに報告するものとする。
5 総括保護責任者および保護責任者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
6 保護責任者は、総括保護責任者および最高総括責任者の指示により、事案の内容および影響等に応じて、事実関係および再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報等の本人への対応等の措置を講じなければならない。
(法に基づく報告および通知等)
第50条 最高総括責任者は、公表を行う事案については、当該事案の内容、経緯および被害状況等について速やかに法第68条第1項に規定する個人情報保護委員会(以下「委員会」という。)へ報告を行うとともに、同条第2項の規定による本人への通知を要する場合は、速やかに個人情報の保護に関する法律施行規則(平成28年個人情報保護委員会規則第3号)第44条および第45条の規定による手続きを実施するとともに委員会による事案の把握等に協力するものとする。
2 特定個人情報ファイルに記録された特定個人情報の漏えい等が生じた場合であって、番号法第29条の4第1項の規定による委員会への報告および同条第2項の規定による本人への通知を要するときは、総括保護責任者等は、総務課長と協議し、前条の規定による措置と並行して、速やかに行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律第29条の4第1項及び第2項に基づく特定個人情報の漏えい等に関する報告等に関する規則(平成27年特定個人情報保護委員会規則第5号)第3条および第5条の規定による手続きを実施するとともに、委員会による事案の把握等に協力するものとする。
(公表等)
第51条 総括保護責任者および保護責任者は、法第68条第1項の規定による委員会への報告および同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係および再発防止策の公表、当該事案に係る本人への連絡等の措置を講ずるものとする。
2 市民の不安を招きかねない事案(公表を行う漏えい等が発生したとき、個人情報保護に係る内部規程に対する違反があったとき、委託先において個人情報等の適切な管理に関する契約事項等に対する違反があったとき等)については、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、必要に応じて、委員会へ情報提供を行うものとする。
第8章 監査および点検の実施
2 監査責任者は、監査を行うに当たり、保有個人情報等に関する監査計画(別記様式第3号)を立案し、総括保護責任者である総務部長の承認を得るものとする。
(点検)
第53条 保護責任者は、各課等における保有個人情報等の記録媒体、処理経路および保管方法等について、定期におよび必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護責任者に報告するものとする。
2 総括保護責任者は、必要に応じて当該点検の結果を最高総括責任者に報告するものとする。
(評価および見直し)
第54条 保有個人情報等の適切な管理のための措置については、最高総括責任者等は、監査または点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講じるものとする。
(特定個人情報保護評価)
第55条 システム管理者等は、特定個人情報の漏えいその他の事態を発生させる危険性を軽減するための措置として、評価書(番号法第28条第1項に規定する評価書をいう。)に記載した全ての措置を講じなければならない。
付則
この訓令は、令和8年3月2日から施行する。
