2　文書は、常に整理され、非常災害時に対する措置を講じられておかなければならない。

2　総務課長は、文書事務の適正化および迅速性を図るため、必要な指導および改善に努めなければならない。

3　第1項の規定にかかわらず、総務課長は、この訓令における職務の一部を守山市公文書館管理規則(平成12年規則第24号)に規定する館長(以下「公文書館長」という。)に担当させることができる。この場合においては、この訓令中「総務課長」を「公文書館長」に読み替えるものとする。

2　課長等は、当該課等における文書事務の実態について把握し、文書主任に対し必要な報告を求めることができる。

2　文書主任は、各係の係長等をもって充てる。ただし、第2条第6号に規定する係長等が在さない場合は、課長等を文書主任とみなす。

3　文書主任は、上司の命を受け、当該係における次に掲げる文書事務を掌理する。

2　前項の番号は、毎年1月1日から始め、12月31日に終える。

3　文書の記名は、次の各号に定めるところによる。

2　市議会議案に係る起案文書を作成したときは、速やかに、その議案部分の写しを、総務課に送付しなければならない。

3　起案文書には、起案の要旨、理由、問題点等を記載し、必要に応じ、参考となる資料を添付しなければならない。

4　第1項の規定にかかわらず、軽易な申請、照会に係る事案については、文書(指示・処理)票により処理することができる。

2　前項の規定により供覧する場合は、供覧文書の要旨、問題点等を記載しなければならない。

3　供覧文書で、他の部または課等に供覧する必要があるものは、その写しを送付することをもって、これに代えることができる。

4　第1項の規定にかかわらず、同項3号に定める文書で、軽易な事案に係るものは、文書(指示・処理)票による供覧および第2項の規定は適用しない。

2　前項に定めるもののほか、他の部または課等に関係のある事案に係る決裁文書は、その部、または課等に合議しなければならない。

3　前2項の規定により回議または合議を受けた場合は、遅滞なく、これを処理しなければならない。この場合において、処理に日時を要するときは、その理由を主管課等に通知しなければならない。

2　例規となるべき文書および法規の解釈に関する文書は、総務課に合議されなければならない。

2　前項の規定より代決した者は、事後、遅滞なく、その事項を不在であった者に報告しなければならない。

2　前項の規定は、供覧文書に準用する。

2　発送文書の記号および文書番号の付け方は、別表2に定めるとおりとする。

3　2以上の部または課等の共管に属する発送文書には、前項の規定による記号および文書番号を並列して付けなければならない。

2　決裁文書と浄書した文書との照合は、確実に行わなければならない。

2　前項に定めるもののほか、公印の押印については、守山市公印規則(昭和63年規則第24号)の定めるところによる。

2　前項の規定にかかわらず、総務課長が必要と認めた場合は、直接課等において発送することができる。

3　第1項の規定により総務課長に文書の発送を依頼しようとするときは、発送先の住所、発信課等の記入をした後、総務課長が指定した用紙に記入の上当該文書を課等毎にまとめて郵便等発送ボックスに入れなければならない。

2　文書の種別およびその保存期間は、次のとおりとし、細目は別表3のとおりとする。

3　文書の保存期間は、当該文書の処理の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、前項の第6種については、この限りでない。

4　文書分類区分表は、総務課長が定める。

2　前項の規定にかかわらず、同項の規定により難いものならびに前条第2項の第4種、第5種および第6種の文書については、総務課長と協議の上、別の方法により編冊し、または整理することができる。

2　文書主任は、保管期間を総務課長と協議し、年限を定めるものとする。

2　文書主任は、前条の規定により保存する文書については、文書保管・保存・引継目録票を3部作成し、1部を保管し、1部は総務課長が定めた文書保存箱に張りつけ、1部を総務課長に、当該文書の保管期間が経過した日の属する年度の翌年度の4月1日から6月30日までの間に提出しなければならない。

2　文書主任は、前項の規定により保存文書を引継ぐ場合、第34条第2項に規定する文書保存箱に収納し、総務課長の指示により引継がなければならない。

3　第1項の規定にかかわらず、機密文書および引継ぎをしないことについてやむを得ない理由があると認められる文書ならびに出先機関に属する文書については、総務課長と協議の上、引継ぎをしないことができる。

2　総務課長は、前項の規定による審査および照合の結果、不適当なものがあると認めるときは、文書主任に対し、その補正を求めることができる。

2　書庫内においては、火気を厳禁し、非常災害時に対する措置を講じておかなければならない。

2　前項の規定により、貸し出し、または閲覧に供するときは、保存文書閲覧・貸出簿に所要の事項を記載させなければならない。

3　主管課等の課長等は、その保存する文書について、他の課等に対し、これを貸し出し、または閲覧に供することができる。

2　前項の場合において、現に文書保管・保存・引継目録票を保管する者は、保管文書を廃棄しようとするときは、あらかじめ、総務課長に文書保管・保存廃棄目録票(別記様式第11号)を添えて、その旨を通知しなければならない。

3　第1項の場合において、総務課長は、管理している保存文書を廃棄しようとするときは、あらかじめ、現に文書保管・保存・引継目録票を保管する者に文書保管・保存廃棄目録票を添えて、その旨を通知しなければならない。

4　前項により通知を受けた現に文書保管・保存・引継目録票を保管する者は、保存文書を廃棄する場合は、文書保管・保存廃棄目録票を作成し、総務課長に提出しなければならない。

5　総務課長等は、第1項の規定により文書を廃棄する場合は、必要に応じ、塗消、切断等当該文書の判読を不可能とする措置を講じた上、焼却または売却の手続を執らなければならない。

6　第1項の規定にかかわらず現に文書保管・保存・引継目録票を保管する者は、保存期間を経過した文書で、なお保存する必要があると認めるものについては、更に期限を定めて保存することができる。

7　前項の規定に基づき保存期間を延長したときは、新たな文書保管・保存・引継目録票を添えて、総務課長に報告しなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、平成10年7月1日から施行する。

(経過措置)

2　第2章の規定は、この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)以後に収受し、および交付を受けた文書から適用し、同日前に収受し、および交付を受けた文書については、なお従前の例による。

3　第3章および第4章の規定は、施行日以後に起案し、および供覧する文書から適用し、同日前に起案し、および供覧する文書については、なお従前の例による。

(文書取扱主任の解任)

4　この訓令による改正前の守山市文書管理規程(以下「旧規程」という。)の規定に基づき任命されている文書取扱主任は、施行日において、何らの手続を要せず、その職を免ぜられるものとする。

(様式)

5　旧規程に定める様式による用紙は、この訓令による様式に適宜修正し、当分の間使用できるものとする。

(保存期間の通算等)

6　この訓令の施行の際現に保存されている文書の保存期間については、旧規程の規定に基づき保存された期間を通算する。また、旧規程により永年保存とされている文書は、この訓令の施行日以後は第31条第2項の第1種長期保存文書とみなす。

(総務部長への委任)

7　付則第2項から前項までに定めるもののほか、この規程の施行に伴い必要な経過措置その他の事項については、総務部長が定める。

(施行期日)

1　この訓令は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の別記様式第4号の用紙は、改正後の同様式に適宜修正し、当分の間使用できるものとする。なお、公布の日から平成12年3月31日までの間、改正後の別記様式第4号の様式にかかわらず、同様式中「

この訓令は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　改正前の別記様式第4号および別記様式第7号の用紙は、改正後の同様式に適宜修正し、当分の間使用できるものとする。

(施行期日)

1　この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の別記様式第7号および別記様式第8号の用紙は、改正後の同様式に適宣修正し、当分の間使用できるものとする。

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成20年7月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。