(趣旨)

第1条　本市における公文書等の取扱いについては、別に定めがあるものを除くほか、この規程の定めるところによる。

(用語の意義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(文書主義の原則)

第3条　事務の処理は、文書によることを原則とする。

(公文書の取扱いの原則)

第4条　事務を適正かつ円滑に処理するため、公文書は、正確、迅速かつ丁寧に取り扱われなければならない。

(総務課長の責務)

第5条　総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、本市における公文書に関する事務(以下「公文書事務」という。)を総括する。

(課長等の責務)

第6条　課長等は、当該課等における公文書事務を管理し、公文書事務の適正化および迅速化を図るよう努め、公文書主任に対し必要な指示をすることができる。

(公文書主任)

第7条　課等の各係に公文書主任を置く。

(公文書主任会議)

第8条　総務課長は、必要があると認めるときは、公文書主任会議を招集することができる。

(公文書取扱いの年度)

第9条　公文書の取扱いは、原則、会計年度によるものとする。

(公文書の書式)

第10条　公文書の書式は、別表第1を基本とする。

(公文書の記号、番号および記名)

第11条　次の各号に掲げる公文書については、それぞれ当該各号に定めるところにより記号および番号を付けなければならない。ただし、軽易な往復文については、番号を省略して処理することができる。

(帳簿等)

第12条　公文書の取扱いに要する帳簿および帳票は、次のとおりとする。

(総務課における到達文書の取扱い)

第13条　総務課において受領した文書(電磁的記録を除く)は、次に定めるところにより処理しなければならない。

(課等における到達文書の取扱い)

第14条　課等において文書を収受し、または交付を受けたときは、公文書管理システムに登録することをもって収受を行い、公文書管理システムで供覧しなければならない。ただし、総務課長が別で定める場合は文書(指示・処理)票(別記様式第5号)により供覧することができる。

(公文書処理の原則)

第15条　公文書は、主管課等(公文書を作成、取得等した課等をいう。以下同じ。)の課長等および公文書主任が中心となって迅速に処理し、事案が完結するまでその経過を明らかにされなければならない。

(起案の方法)

第16条　上司の決裁を要する事案は、別に定めるものを除くほか、起案用紙(別記様式第6号)および継続用紙(別記様式第7号)により電子署名を用いて、所定の公文例、用字および用語例により丁寧かつ簡潔に起案文書を作成しなければならない。

(供覧の方法)

第17条　収受し、または交付を受けた公文書で、次のいずれかに該当するものについては、公文書管理システムにより、上司に供覧しなければならない。

(公文書の処理)

第18条　決裁公文書は、公文書管理システムにより、公文書主任に回議しなければならない。

(議案等の合議)

第19条　市議会議案に係る公文書は、総合政策部企画政策課、総務部財政課ならびに総務課およびその他必要な部長等に公文書管理システムにより合議されなければならない。

(代決による処理)

第20条　決裁権者またはその補助者が不在のため、守山市事務決裁規程(昭和55年訓令第1号)に定めるところにより代決しようとするときは、代決したことを表示した上、代決した者が公文書管理システムにより電子署名を用いて決裁しなければならない。

(後閲による処理)

第21条　決裁権者の補助者が短期間不在の場合で、その事案の処理に急を要するときは、主管の上席者の承諾を得て、決裁権者の決裁を求めることができる。この場合において、起案者は、事後、遅滞なく、不在であった者に報告し、その確認を求めなければならない。

(決裁公文書の変更等)

第22条　決裁公文書の趣旨もしくは内容を変更し、または廃棄にした場合は、起案者は、その旨を、既に回議または合議を終えた決裁権者またはその補助者に報告しなければならない。

(電話および口頭による照会等の処理)

第23条　電話または口頭による照会、回答、報告等で重要なものは、この章の規定に準じて処理しなければならない。

(発送公文書の記号および文書番号等)

第24条　発送公文書には、記号および文書番号を付けなければならない。ただし、事務連絡等の軽易なもの(市長、副市長または部長等名で発送する公文書を除く。)にあっては、この限りでない。

(決裁公文書の浄書)

第25条　決裁公文書に基づき施行する公文書は、浄書しなければならない。

(公印等の押印)

第26条　浄書した公文書には、公印を押印し、必要に応じ公印使用簿と契印しなければならない。ただし、次に掲げる公文書は、公印および契印を省略することができる。この場合において、市長の名において記名した公文書の公印を省略する際は、公印省略の旨を表示するものとする。

(電子署名)

第27条　電磁的記録を送付する場合は、前条の規定にかかわらず、当該電磁的記録に電子署名を付さなければならない。

(郵便等による紙公文書の発送)

第28条　郵便その他これに準ずる方法による紙公文書の発送は、総務課長が行う。

(未完結公文書の保管)

第29条　決裁公文書で、処理の完結しないものは、その処理に支障のないよう確実に保管しておかなければならない。

(完結公文書の保管等)

第30条　処理の完結した紙公文書は、当該紙公文書に決裁年月日等所要の項目を記入し、総務課長指定の簿冊に順次整理し、確実に保管しておかなければならない。

(公文書の分類)

第31条　公文書は、種別(公文書の保存期間による分類をいう。以下同じ。)に分類する。

(紙公文書の編冊)

第32条　処理の完結した紙公文書は、当該完結した年度の終了後、速やかに、次に定めるところにより編冊しなければならない。

(公文書の保管および保存)

第33条　公文書主任は、公文書管理システムの登録内容を管理するとともに、紙公文書を整理し、保管および保存しなければならない。

(目録一覧票の提出)

第34条　公文書主任は、前条の規定により保管する紙公文書については、目録一覧票(別記様式第9号)を1部作成しなければならない。

(公文書の引継ぎ)

第35条　公文書主任は、第31条第2項の第3種および第4種に属する公文書を除く第33条第1項に規定する保存紙公文書を、当該保存期間が完結した日または保管期間が経過した日の属する年度の翌年度中に、総務課長に引継がなければならない。

(引継紙公文書の審査等)

第36条　総務課長は、前条第1項の規定による引継ぎに際しては、紙公文書の編冊または整理の適否を審査し、および目録一覧票と照合しなければならない。

(引継紙公文書の保存)

第37条　総務課長は、第35条第1項の規定により引継ぎを受けた紙公文書を、種別ごとに整理し、保存しなければならない。

(書庫の管理)

第38条　書庫は、常に整理整頓しておかなければならない。

(保存紙公文書の貸出等)

第39条　総務課長は、その引継ぎを受けた紙公文書について、課等に対し、これを貸し出し、または閲覧に供することができる。この場合において、機密紙公文書を貸し出し、または閲覧に供しようとするときは、当該文書の主管課等の課長等の承認を得なければならない。

(公文書の廃棄)

第40条　総務課長および現に目録一覧票を保管する者(以下、この条において「総務課長等」という。)は、保管または保存する公文書で、保存期間を経過したものおよび保管または保存の必要がないと認めるものを廃棄しなければならない。

(公文書の整理)

第41条　職員は、常に公文書の適正管理に努めるものとし、総務課長は整理整頓および不用文書の廃棄を促進する取り組みを行わなければならない。

(公文書の取扱いの特例)

第42条　部長等は、所属の出先機関もしくはこれに準ずる事業所等で処理する公文書または大量かつ定型的に処理する公文書の取扱いについて、この規程によることができない場合は、総務部長と協議の上、この規程に定める方法以外の方法によりその全部または一部を取り扱うことができる。

(委任)

第43条　この規程に定めるもののほか、この規程の施行について必要な事項は、総務部長が定める。